Définitions archives

Article : ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou une même affaire et dont l'importance matérielle n'excède pas une unité matérielle de conditionnement (= une boîte). Il s'agit à la fois d'une unité intellectuelle (de description) et matérielle (de conditionnement). Un dossier peut correspondre à un article ou être constitué de plusieurs articles (lorsque le dossier tient dans plusieurs unités matérielles de conditionnement).

Bordereau de versement : pièce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d'instrument de recherche.

Cadre de classement : plan directeur préétabli qui fixe, au sein d'un service d'archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries (télécharger le cadre de classement des Archives départementales).

Cote : ensemble de symboles identifiant chaque article d'un service d'archives (ex : 3E...). C'est la référence qui est relevée dans les instruments de recherche et qui sert à demander la communication d'un article.

Fonds (d'archives) : ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.

Instrument de recherche : outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs. On distingue des instruments de recherche généraux (état des versement, état des inventaires) et des instruments de recherche détaillés (répertoire numérique ou bordereau de versement) ou très détaillés (inventaire). 
Envie d'en savoir un peu plus ? Allez lire en ligne le dossier du Chroniques d'archives n° 20.

Producteur : personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Série : division primaire d'un cadre de classement, généralement désignée par une ou plusieurs lettres de l'alphabet, qui serve(nt) à la cotation des articles qui la composent. La série correspond soit à un fonds, soit à une partie de fonds ou à un regroupement de fonds, soit encore à une tranche chronologique.

Versement : opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.