Archives électroniques
Vous trouverez sur cette page quelques réponses aux grandes questions que vous vous posez peut-être sur les archives électroniques.
Si vous êtes agent de la fonction publique, d'une association chargée d'une mission de service public ou d'un établissement public en Isère, n'hésitez pas à contacter l'archiviste en charge de votre secteur pour en savoir plus.
Il faut distinguer :
- les archives papier numérisées (par exemple l’état civil que vous pouvez consulter sur notre site internet) ;
- les archives électroniques, c’est-à-dire nativement numériques (fichiers bureautiques, bases de données, photos…).
Le numérique est le format d’origine des fichiers. Sont considérées comme archives électroniques les bases de données, les fichiers bureautiques, les courriels, les applications métiers…
Oui. L’archivage électronique, tout comme celui papier, est régi par le Code du Patrimoine. Depuis 2016, le terme « données » a complété la définition des archives. Comme les archives papiers, les archives électroniques ont une valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale, et témoignent de l’activité d’une organisation, publique ou privée.
Les données numériques publiques doivent donc faire l’objet d’un examen avant suppression (demande d’élimination validée par les Archives départementales) et suivent les mêmes règles de communication que les archives papiers.
La numérisation des documents papier ne signifie pas leur destruction.
Les archives produites originellement sur papier et ayant un intérêt historique ou juridique sont conservées dans leur format d’origine.
Cependant la majorité des documents produite par une administration n’a pas vocation à être conservée définitivement. Ces documents peuvent même être détruits de façon anticipée s’ils ont été numérisés dans des conditions conformes aux recommandations des Archives de France. Pour cela il est nécessaire de mettre en place une procédure de numérisation validée par les Archives départementales. En l’absence de procédure, la version papier des documents ne peut pas être éliminée de façon anticipée.
Non, il ne suffit pas de copier les données sur une clé USB ou un disque dur pour les conserver. L’archivage électronique se distingue du stockage car il permet de garantir l’intégrité et l’authenticité des données tout en assurant leur pérennité dans le temps.
Les archives électroniques sont conservées dans un système d’archivage électronique (SAE) l’équivalent dans le monde virtuel du bâtiment des Archives départementales.
Il ne faut pas confondre un SAE avec une GED (gestion électronique de documents). Les fonctionnalités d’un SAE sont plus larges : collecte des données, sécurisation, description, communication, conservation dans le temps.