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Découvrir la réglementation

Archiver : c'est obligatoire

Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires de la commune (article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales) : le maire doit faire classer, conditionner, relier et éventuellement faire restaurer les archives de sa collectivité.

Les archives des collectivités territoriales, en tant qu'archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles.

Le maire et le président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) sont responsables des archives de leur collectivité et doivent procéder après chaque élection municipale ou communautaire à un récolement, qui permettra de contrôler la présence des documents principaux.
Ils doivent s'assurer, tout au long de leur mandat, que les locaux de conservation sont sains, qu'aucune archive ne sort des locaux publics et qu'aucune élimination n'est faite sans autorisation préalable des Archives départementales.

Pour répondre à ces exigences réglementaires, le maire et le président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) peuvent compter sur les Archives départementales qui exercent un rôle de conseil et de contrôle scientifique et technique. Un archiviste est tout particulièrement chargé, au sein des Archives départementales de l’Isère, de renseigner et d’assister les communes et EPCI.

Le récolement après les élections municipales

Après leur élection, le maire et le président d'E.P.C.I. doivent remplir obligatoirement un récolement (ou liste) des documents anciens et récents présents en mairie ou au siège social. Ils en prennent ainsi officiellement la responsabilité.

Au-delà de l'aspect réglementaire, le moment du récolement est l'occasion, souvent unique, pour l'élu de vérifier de visu les conditions matérielles dans lesquelles sont conservées les archives anciennes et récentes et leur état de classement. Il pourra, ensuite en toute connaissance de cause mettre en œuvre les mesures nécessaires au bon archivage des dossiers.

Les outils : 

Fusion de communes

En ces périodes de fusion de communes et de communautés de communes, nous vous rappelons que le transfert des archives et dossiers d'une structure à une autre doit être assuré dans les meilleures conditions possibles et dans le respect de la réglementation.

Il est bien évident que les documents, même appartenant à une collectivité disparue, ne perdent pas pour autant leur valeur juridique et serviront toujours pour que la nouvelle collectivité et les citoyens puissent prouver leurs droits (acte d'achat de terrain, permis de construire, etc.).

Les outils : 

Fusion et dissolution d'EPCI

La loi du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales, qui visait la simplification des structures territoriales et la clarification des compétences et des financements, modifie en profondeur les échelons territoriaux et a des conséquences directes sur les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI).

La mise en œuvre du schéma départemental de coopération intercommunale entraîne des dissolutions et des fusions de structures pré-existantes, ainsi que la création de structures nouvelles. Dans tous les cas de figure, les archives ne doivent jamais être laissées en déshérence : leur sort est régi par des dispositions législatives et règlementaires rappelées dans la fiche conseil ci-dessous.

Les outils : 

Dématérialisation, archives électroniques

Les collectivités territoriales, leurs groupements et leurs établissements publics doivent conserver pendant 10 ans toutes les pièces justificatives de leur gestion, au moyen de leur propre système d'information. En aucun cas leur comptable public assignataire ne prend en charge cette obligation d'archivage au moyen de son application Hélios. Vous trouverez les réponses à vos questions sur l'archivage des flux comptables et la preuve de leur transmission au comptable dans les outils ci-dessous.

Plus largement, la question de savoir si les collectivités ont la possibilité d'éliminer des documents originaux papier après leur numérisation est souvent posée. C'est en effet possible, mais seulement à certaines conditions. Vous trouverez tous les détails ci-dessous :

Les outils :