Verser des archives notariales

La gestion des archives notariales est détaillée dans l'instruction DPACI/RES/2009/026 des Archives de France.

Vous pouvez verser les documents de plus de 75 ans suivants :

• les minutes ;
• les répertoires ;
• les fichiers clients s'ils remplacent les répertoires.

Il est également parfois possible de verser des documents privés de l'étude (dossiers de clients, registres de comptabilité...) s'ils sont intéressants pour documenter l'histoire du département. Ces demandes sont examinées au cas par cas (voir plus bas).

Merci de nous envoyer par mail les informations suivantes :

• le nom des notaires concernés ;
• les documents concernés (minutes, répertoires, fichiers clients, éventuellement archives privées de l’étude) ;
• pour chaque notaire, les dates extrêmes des documents ;
• le métrage linéaire total.

La réglementation nous impose désormais de demander un diagnostic technique amiante (DTA) avant tout versement (circulaire relative aux préconisations pour la prise en compte du risque d'exposition à l'amiante dans les services d'archives du 5 août 2015).

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

• Vous pouvez identifier de façon certaine le lieu de conservation des documents depuis leur création : il suffit de nous fournir les DTA de chacun de ces bâtiments, garantissant qu'aucune trace d'amiante n'a été repérée.
• Vous connaissez les lieux de conservation successifs des documents et un des bâtiments contenait de l'amiante : vous devez faire réaliser des prélèvements sur un échantillon de documents.
• Vous ne connaissez pas tous les lieux de conservation successifs des documents : vous devez faire réaliser des prélèvements sur un échantillon de documents.

Télécharger le formulaire amiante (xlsx, 14 Ko)

N'hésitez pas à nous contacter pour avoir plus de détails sur cette procédure.

1. L'archiviste en charge du secteur vérifie votre demande, fait le point sur les fonds concernant votre étude déjà versés aux Archives et sur la question de l'amiante, et vous signifie si votre demande est acceptée. 
2. Nous vous proposons une date de rendez-vous pour le versement des documents : nos équipes se déplacent directement dans votre étude. 
3. Le jour du versement, les documents sont pointés un par un et une prise en charge est signée. Il est donc inutile de les mettre en carton. 
4. Une fois classés et reconditionnés aux Archives, un bordereau de versement vous est envoyé détaillant chaque document et sa cote. Cette liste vous sera utile si vous souhaitez à l'avenir consulter certains de ces documents.

La réglementation ne porte que sur les archives publiques de l'étude : minutes et répertoires. Le reste des documents produits (comptabilité, dossiers de clients…) est considéré comme des archives privées et ne nécessite pas l'intervention des Archives départementales. 

Certaines études nous ont cependant versé des dossiers de clients : ces séries de documents peuvent parfois être utiles aux chercheurs pour l'étude du fonctionnement des études, d'un territoire, de problématiques économiques...

Si vous conservez ce type de documents, n'hésitez pas à nous les proposer ! Nous déterminerons avec vous l'utilité de nous les verser.