Verser des archives notariales

Réglementation

La gestion des archives notariales est détaillée dans l'instruction DPACI/RES/2009/026 des Archives de France. Il y est indiqué que le versement des minutes et répertoires des notaires aux Archives départementales peut intervenir au bout d'un délai de 75 ans. Ce délai peut être avancé ou retardé de dix ans afin d'éviter le fractionnement des exercices des notaires et de faciliter l'orientation des chercheurs.

Cependant, en raison de la saturation de nos locaux, nous ne pouvons actuellement pas assurer tous les versements de minutes prévus par la réglementation. Ceux-ci reprendront dans des conditions normales dès que nous aurons emménagé dans nos nouveaux locaux, courant 2021.

En attendant, vous pouvez tout de même nous faire parvenir vos demandes : seules les minutes de plus de 100 ans et les exercices entiers de notaires seront acceptés. 

Faire une demande de versement

Merci de nous envoyer par mail les informations suivantes :

  • le nom des notaires concernés ;
  • les documents concernés (minutes et/ou répertoires, éventuellement archives privées de l’étude (dossiers de clients…)) ;
  • pour chaque notaire, les dates extrêmes des documents ;
  • le métrage linéaire total.

Déroulement du versement

  1. L'archiviste en charge du secteur vérifie votre demande, fait le point sur les fonds concernant votre étude déjà versés aux Archives et vous signifie si votre demande est acceptée. 
  2. Nous vous proposons une date de rendez-vous pour le versement des documents : nos équipes se déplacent directement dans votre étude. 
  3. Le jour du versement, les documents sont pointés un par un et une prise en charge est signée par le notaire. Il est donc inutile de les mettre en carton. 
  4. Une fois classés et reconditionnés aux Archives, un bordereau de versement vous est envoyé détaillant chaque document et sa cote. Cette liste vous sera utile si vous souhaitez à l'avenir consulter certains de ces documents.

Archives privées de l'étude

La réglementation ne porte que sur les archives publiques de l'étude : minutes et répertoires. Le reste des documents produits (comptabilité, dossiers de clients…) est considéré comme des archives privées et ne nécessite pas l'intervention des Archives départementales. 

Certaines études nous ont cependant versé des dossiers de clients : ces séries de documents peuvent parfois être utiles aux chercheurs pour l'étude du fonctionnement des études, d'un territoire, de problématiques économiques...

Si vous conservez ce type de documents, n'hésitez pas à nous les proposer ! Nous déterminerons avec vous l'utilité de nous les verser.