Certificats de scolarité
Les archives des établissements scolaires
Seul l’établissement scolaire fréquenté peut délivrer des certificats de scolarité. Il doit pour cela vérifier la présence de l’élève dans son fichier ou registre des élèves, anciennement appelé registre matricule dans les écoles primaires. A défaut, il peut recourir aux cahiers d’appel ou dossiers d’élèves.
L’établissement scolaire détient l’unique exemplaire de ces documents qui ne peuvent être remplacés en cas de destruction ou de perte. La DSDEN (ex-Inspection académique) ou le Rectorat n’ont pas de copie.
Les établissements scolaires sont tenus réglementairement de conserver ces registres ou fichiers des élèves pendant 50 ans dans leurs locaux justement pour délivrer des certificats de scolarité si nécessaire. Une fois ce délai écoulé, ces documents doivent être transférés aux Archives départementales.
Malheureusement les registres et fichiers des élèves sont très souvent perdus ou détruits avant l’écoulement du délai de 50 ans. Les Archives départementales n’en conservent qu’une toute petite part.
Attention, nous ne délivrons pas de certificats de scolarité à proprement parler ! En revanche nous pouvons fournir des copies des documents (registre des élèves) qui attestent de la scolarisation dans un établissement.
Trouver une preuve de scolarité
1/ Contacter l'établissement :
Si vous avez besoin d’un certificat de scolarité dans un établissement fréquenté depuis moins de 50 ans dans le cadre d’une démarche administrative (par exemple dans le cas d’une demande de naturalisation), il faut d’abord vous adresser à votre ancien établissement scolaire ou, si celui-ci a fermé, à l’établissement qui l’a remplacé.
Si cet établissement n’a pas conservé son registre ou fichier des élèves, nous vous invitons à demander une réponse écrite précisant qu’ils ne sont pas en mesure de vous délivrer vos attestations de scolarité à cause de la perte de leurs archives.
2/ Vous pouvez ensuite suivre d’autres pistes :
- pour une attestation de scolarité de l’école primaire, écrire à la mairie de la commune concernée pour vérifier si les archives de l’école n’ont pas été déposées chez elle par erreur ;
- vous pouvez écrire aux établissements fréquentés ultérieurement (collège, lycée) pour leur demander s’ils conservent dans leur propre registre ou dossiers d’élèves l’historique de votre scolarité ;
- vous pouvez nous écrire. Attention, très peu d’établissements scolaires nous ont transféré leurs archives de plus de 50 ans et, sauf rarissimes exceptions, nous n’aurons aucun registre ou document de moins de 50 ans.
Nous faire une demande de recherche
Pour faire une demande de recherche, vous devez nous fournir une copie de pièce d'identité et préciser par écrit les éléments suivants :
- Individu : nom (le cas échéant nom de jeune fille), prénom, date de naissance
- Etablissement fréquenté : nom, adresse
- Scolarité : classes et années concernées
- Observations : préciser si vous êtes boursiers et à quelle date. Préciser les démarches déjà réalisées auprès de l’établissement scolaire.