Le récolement, qu'est-ce que c'est ?

Cette opération de contrôle permet d’attester de la présence des archives conservées et de suivre l’évolution du fonds. Depuis le printemps, l'ensemble de l’équipe vérifie dans chaque magasin, épis par épis, étagère par étagère chaque cote. Cela représente près de 308h de récolement pour à peu près la moitié du fonds ! 

Toute l’équipe des Archives s’est d’abord mobilisée à l’automne 2017 pour réaliser une première « Revue générale des fonds  (RGF)» magasin par magasin, tablette par tablette, en prenant leurs mesures : métrage linéaire, profondeur et hauteur de boîtes. De premières observations ont été faites sur les améliorations à apporter à Saint-Martin-d'Hères : mettre à plat certaines boîtes aujourd’hui debout, desserrer des registres, rassembler au même endroit des fonds ou versements aujourd’hui dispersés faute de place.

La connaissance affinée de nos fonds a permis d’ajuster avec les architectes la répartition des rayonnages fixes ou mobiles au sein des magasins. Elle s’est aussi avérée indispensable lors de la rédaction du cahier des charges des futurs rayonnages : grâce aux données collectées, les Archives ont décrit précisément les modulations de tablettage dont elles auront besoin. Deux magasins « témoins », un fixe et un mobile, équipés bien avant les autres, permettront de tester les rayonnages (tablettes, séparateurs, facilité de manipulation des épis mobiles), de vérifier que la circulation est aisée, d’ajuster l’éclairage. Nous disposons aujourd’hui des plans précis de tous les magasins et de leur capacité en métrage linéaire.

Une seconde « Revue générale des fonds » réalisée fin 2019 a mis à jour, amélioré, corrigé le premier travail pour prendre en compte les nombreux classements et reconditionnements réalisés ces deux dernières années. Nous avons traité toutes les données collectées, ligne par ligne, pour attribuer à chaque versement ou sous-série un rangement type : fixe ou mobile, profondeur de rayonnage de 35 ou 40 cm, espacement entre tablettes ...

Ensuite grâce à de nombreux tableurs Excel et beaucoup de remue-méninges, nous avons choisi l’emplacement futur des documents en tentant de concilier au mieux leur conservation, leur communication et l’optimisation de l’espace. Ce travail, que nous appelons « déménagement virtuel » nous permettra d’indiquer aux déménageurs la localisation des cotes et de suivre les opérations du déménagement « pour de vrai ».

Bien sûr le passage du virtuel au réel ne se fera pas sans anicroche, imprévu ou ajustement de dernière minute. Mais pas de panique : un dernier récolement est en cours de réalisation pour vérifier la présence de chaque cote et leur localisation. Notre progiciel Gaia est mis à jour dans le même temps et le sera également à l’arrivé de chaque carton d’archives à Saint-Martin-d’Hères pour que tout soit prêt le jour de l’ouverture.