Détruire des documents

Tout agent public est responsable pénalement des documents qu'il reçoit ou qu'il crée (code pénal, art. 432-15). Aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales.

Cette procédure de bordereau d'élimination peut sembler contraignante et formelle mais elle vous protège. En cas de contrôle ou de contentieux, elle vous dégage de toute responsabilité quant à la destruction de vos documents.

Pour obtenir ce visa, il vous suffit de compléter un bordereau d’élimination. Cette liste des dossiers que vous souhaitez détruire (voir mode d'emploi et modèle ci-dessous) doit nous être adressée pour validation : 

1. nous envoyer par mail le bordereau pour prévalidation ;
2. une fois que l'archiviste en charge de votre secteur vous a donné son feu vert, nous envoyer 2 exemplaires originaux du bordereau signé par courrier ; 
3. nous vous retournons un exemplaire du bordereau avec notre visa ;
4. vous pouvez alors procéder aux destructions (commander une prestation, faire venir une benne…).

Attention ! Même si nous essayons de répondre le plus rapidement possible, il reste un délai de traitement incompressible. Il vous revient d'anticiper votre demande.

• Télécharger le formulaire de bordereau d'élimination (xlsx, 19 Ko)

• Télécharger le fichier Comment remplir un bordereau d'élimination ? (pdf, 458 Ko)

N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir les coordonnées de l'archiviste en charge de votre secteur et les références des textes réglementaires.