Archiver : une obligation légale

Bien gérer ses archives est une obligation légale pour l'ensemble des administrations, collectivités, établissements publics, associations de service public (Code du patrimoine, art. L 212-1 à 212-3). Les Archives départementales assurent le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des services publics de l’Isère.

Les dossiers permettent d'établir les droits des usagers et des administrations, d'apporter des preuves en cas de contentieux ou de contrôle financier. Les archives sont, par ailleurs, un moyen de conserver la mémoire du département et d'écrire son histoire.

A chaque dossier correspond une durée d’utilité administrative (DUA), qui définit le temps pendant lequel le service producteur a la responsabilité de sa conservation.  A l’issue de cette durée, les Archives départementales déterminent - en lien avec les services producteurs et dans le respect de la réglementation - le sort final des dossiers : destruction ou versement aux Archives départementales. 

De nombreuses questions peuvent se poser au service : « combien de temps doit-on conserver ces documents dans le bureau ? », « que faire de ces documents, les éliminer ou les verser aux Archives départementales ? ».

Tant que les dossiers sont encore dans leur période d'utilité administrative (recours, contrôles possibles), la responsabilité de leur conservation incombe au service qui les a élaborés.

C'est au cours de cette période qu'il est recommandé de prendre contact avec les Archives départementales afin de déterminer le sort à réserver à ces dossiers.

Pour certains services il existe des circulaires nationales qui déterminent le sort des types de documents (destruction, tri, versement aux Archives départementales). A défaut, nous déterminerons avec vous les règles de tri et les formaliserons dans un outil appelé tableau de gestion.

• Télécharger le petit manuel d'aide à l'archivage (pdf, 1.3 Mo)

Contactez-nous pour obtenir les coordonnées de l’archiviste en charge de votre secteur et les références des textes en vigueur.